企业共享办公杂谈

共享办公服务体系始于一种为降低办公场地租赁成本而共享办公空间、设施设备的办公模式，来自同一公司不同业务单元或不同公司的个人在共享办公空间中共同工作，彼此独立完成各自项目。办公者可与其它团队分享信息、知识、技能、想法和拓展社交圈子等。

与此同时，集团化企业从降低成本，提高运作效率方面也引入共享办公，企业推广的业务孵化器之类也应用共享办公等。集团化企业及业务孵化器推广的共享办公就是以业务的集中尽可能为企业带来集约化统一高效管理和运作成本的降低，以及企业为适应市场需求而不断优化调整内部管理的纵横两方面部门结构的综合共享办公适宜体。

一、 共享、独享与分享的概念

“共享”一词最早出现于《东周列国志》，意思是分享，用现代汉语来解释其含义就是将一件物品或者信息的使用权或知情权与其他所有人共同拥有，有时也包括产权。百度中将“共同分享”定义为与其它一起使用或分享。“共享”一词可以理解为共同占有受用或者共同承受。随着互联网技术的发展，该词以较高的频率出现，且影响了人们的日常生活，如共享经济、共享单车、共享充电等，当然，超市、便利店、加油（气）站以及政府的共享税收等也是一种社会资源共享方式。

本文中“共享”可以理解为双方或者多方共同拥有或者共同使用一定的资源，或者共同承担一定的风险以达到减少重复资源的投入或设置，从而降低成本、提高效率、减少风险的目的。

谈到共享一词就应该了解独享与分享的概念。

独享——独自享有或享受。具有专项性、归一性和排他性。

分享——指与他人分着享受、使用、行使。含有精神上或物质上的共享、感受和一定的分担性内容。

二、 共享的分类

分类依据的标准不同，影响共享内涵与外延的划分方式。本文中是针对法人企业之间的主客体来划分其类型的。

法人主体就是公司，是法律主体的一种，同样，母公司和子公司都是公司，都是法人主体。

公司的有形资产、无形资产都属于客体，有形资产包括人力资源、财务、经营场所、设备、工艺系统及配套设施，无形资产包括知识、信息（含内外部数据）、文化、品牌、渠道等。

公司客体的共享是一种在法律约束下，各自履职的交融、分立、分离方式，既是人力资源、财务资源的管理资源的共享，又是各归各类的人力资源、财务资源的优势互补但不融合，即岗位职责分离的分担合作。公司主体不能共享，不能违背各公司具有的法人特征，使其独立性运作不能受到部分职责交叉共享而被破坏。在此，应对专业化分工、范围经济、规模经济所指与内涵要有一定的理解。

（一） 专业化分工

共享整合的前提是专业化分工。经济学之父亚当·斯密认为同等数量的劳动者通过分工能完成比以往多得多的工作量或生产量，其主要原因有三点：“第一，劳动者的技巧因专业而日进；第二，由一种工作转移到另一种工作，通常损失不少的时间，有了分工可以免除这种损失；第三，许多简化劳动和所见劳动的机械发明使一个人能够做许多人的工作。”，随着工业文明的发展，此处提到的“机械发明”以演变为信息等技术的发展，诸如机器人的出现、互联网经济带来的技术进步等。

（二） 范围经济

是指由公司的范围而非规模带来的经济。一个企业同时生产或销售两种及以上产品的费用低于分别生产或销售每种产品所需成本的总和时，所存在的状况就被称为范围经济。只要把两种或更多的产品合并在一起生产或销售比分开来生产或销售的成本要低，就会存在范围经济。换言之，企业的地租或房租、原材料采购、产品制造与销售、管理等成本降低和利润增长都隶属于范围经济管理的范畴。

（三） 规模经济

是指在一特定时期内，企业产品绝对量增加时，其单位成本下降，即扩大经营规模可以降低平均成本，从而提高利润水平。对于服务来说也是一样的，随着服务能力扩大，平均服务成本会随之降低。

三、 企业共享体系的形式

主要表现为：集中管理、共享服务中心和服务外包三种形式。

（一） 集中管理

企业将分散在各个业务单元的业务或其它资源剥离出来，成立集中管理中心或部门。此处的集中与权力的集中是有质的区别的，集中并不是集权，是集而有分、统分结合的管理权力与履职的统一与分权行使，除了将权力和职能的简单集中外，主要的是之中之后的共享功能的实现，企业（尤其是下属单位）通过共享集中后的资源，能获得更加低成本和高效率的服务。

对于多企业的内部管理共享前提是这些企业达成了合作意愿并有相似的业务可以通过共享实现成本的较低与效率的提升，特别是属于同一上级主管且业务相似度较高的多企业，更有利于促使各企业对应业务单元有条件组成集中管理中心或部门，统一职能的发挥，即统一行责、各行其权。

（二） 共享服务中心

提供专业的业务操作、技术支撑和规范化服务的共享业务单元的组合体。原来的各个业务单元经优化调整集中于该中心，形成不同专业组成的业务运作管理架构，服务的提供者与使用者之间是通过公司总部使用行政管理手段、流程化运作进行协调和控制。简言之，就是在既有统一领导，又各为其主的基础上，构建部门、人员设置简而精且满足工作需求的机构效能化、运作专业化、服务规范化，追求去繁从简的成本经济、效率优先、运作统一的共享办公体系。

（三） 服务外包

将服务外包归纳到共享整合之中，主要原因：

1、服务外包也是企业业务整合的一个结果，企业权衡自己的优劣势，将自己不擅长的业务，或处于经营的初级阶段不需要过度分散企业对这部分业务的管理精力，或者在初级阶段企业的对这部分业务自己经营的成本与投入尚不划算，而将其交给专业化的公司来运作。

2、服务外包是通过外购的手段买进自己需要的产品或者服务，而公司内的各个部门也是来共享这些业务的衔接与管理，从这个角度来说，服务外包也归为共享整合的一种表现形式。

四、 企业共享的纵横环节分析

企业之间的共享分为横向的组织结构性业务部门的共享和纵向的业务操作性业务运作的共享。从范围经济和规模经济的角度来讲，横向规模与技术成本相关度较高，主要由企业的生产技术条件决定的，对于管理部门来讲主要是诸如战略型业务单元（SBU）、运作型业务单元（BU）、办公自动化系统（OA）、企业资源计划系统（ERP）、人力资源管理系统（HR）等“互联网+”技术条件及区域性、时段性、用户数量的分摊等，纵向规模与管理成本紧密相关，生产管理和经营管理是企业成本构成的两条主线，企业制度的设计、工作流程的简单或繁杂、操作规程的应用及管理者素质、业务人员处理速度都与企业成本的增减有相当大的关系。无论企业经营处于哪个阶段，经过一段时间运作的经验积累，业务环节的安排表现出的固有制度、程序优劣、技术成熟度等方面的成本挖掘潜力还是有较大空间的。

五、 企业共享整合后的效果分析

（一） 优点

1、 能够发挥范围经济为企业带来成本的降低和效率的提高或者服务质量的提高，使其规模效益具有更强的市场适应能力。

2、 可以降低同类型业务人力资源的配置数量，在其业务技能与知识共享方面有较大的融合与提高，集中办公人员可形成面向各企业主的服务质量提升。

3、 同类型业务的工作流程一致，管理者与操作者在共享自身资源、办公资源的情况下，注重对旗下单一的服务目标职责嵌入与区别，就不易出现杂乱套用的问题，不影响企业整体战略性布局的实施。

4、 从属于同一个上级控股单位，其下属企业又从事的业务有较高相似度的条件下，把单个企业的业务独享，有区别的将共性可统一操作的内容提升到了分享与共享层面，政策与业务操作的一致性，提高了企业经营风险的防控能力，降低了防控成本，又不失企业个性与整体的共性。

（二） 缺点

1、 并不是所有的业务和资源都能进行共享整合，在管理者的思路中容易出现一刀切现象，造成业务人员的工作出现茫然和工作积极性受挫。

2、 在层级与分支型交叠的管理架构中，不可避免的双重领导的出现，将使原本责任清晰的部门及下属工作的方向、效率受到一定的制约。

3、 共享面超过边界临界点时，管理者的工作安排可能受到业务排序和身兼多职的执行人员自我身份的目标性套项的准确嵌入受到影响，使得业务运作效率不升反降。

4、 由于共享整合带来的责任意识减弱，岗位协作人员的性格差异使得融合意识不能及时同步，在成本降低的同时，效率也有可能降低，存在服务质量也随之降低的现象。

5、 受政策、团队氛围及管理人员、操作人员的分享眼界的影响，对共享内容符合实际的效率性有较大的影响，甚至对共享办公造成共而无享，有其名无其实的结果。

共享办公的优缺点对企业的发展有一定的影响，当然，在实践中做趋利避害的选择是企业对于办公方式选择的调整和应用。企业共享办公的内容还有较多，由于本人视野有限，文中难免存在疏忽，还请读者谅解和提出宝贵意见。